Das Kapitelarchiv von Toledo entstand im ausgehenden 11. Jahrhundert im engen Zusammenhang mit der Entstehung und Entwicklung des Domkapitels. Aus administrativen Gründen hat das Kapitel seit frühester Zeit einen Fond an Dokumenten angehäuft, bestehend insbesondere aus den von den Königen verliehenen Privilegien, päpstlichen Bullen, Konstitutionen der Erzbischöfe, den eigenen Statuten, frommen Stiftungen und Schenkungen von Privatpersonen sowie allen Unterlagen im Zusammenhang mit der Gesellschaft ringsherum.
Um einem Verderben dieser Dokumente zu vermeiden und ihren Erhalt zu fördern, wurden viele während des 12. Und 13. Jahrhunderts in die sogenannten Libri Privilegiorum übertragen. 1226 begannen Erzbischof Rodrigo Jiménez de Rada und König Ferdinand III. Offiziell mit dem Bau der neuen gotischen Kathedrale, welche die bestehende, bereits sehr verfallene Kirche in Form einer Moschee ersetzen sollte. Dies führte zum allmählichen Entstehen einer administrativen Einheit innerhalb des Kapitels, „Obra y Fábrica“ (etwa: Arbeiten und Mauerwerk) genannt, bei der eine große Anzahl von Unterlagen bezüglich des Baus und der Ausschmückung des Gebäudes, zu seiner Finanzierung, Renten und Besitztümer und zu den daran arbeitenden Personen, Künstlern und Kunsthandwerkern zusammenfloss.
Die in Toledo lebende, bedeutende Gemeinde mozarabischer Christen, die auf Arabisch, ihrer Muttersprache, redete und schrieb, legte ebenfalls bezüglich der Kathedrale über 700 auf Arabisch verfasste Dokumente an, die über ihre Aktivitäten und Besitzungen Auskunft geben. Gegenwärtig befindet sich beinahe die Gesamtheit dieser Dokumente im Nationalen Historischen Archiv verwahrt.
Ab dem 14. Jahrhundert begann man damit, den Dokumentenbestand des Kapitelarchivs in rationeller Form, nach Themen alphabetisch geordnet, zu klassifizieren. Das immense Anwachsen des Dokumentenbestands führte im 18. Jahrhundert dazu, dass eine neue Organisation durchgeführt wurde, ein Werk der Benediktinerpater Diego Mecolaeta und Martín Sarmiento, die 1727 einen Universalindex des Archivs anlegten, der diese alphabetische Sortierung nach Themen beibehielt. Dazu führten sie ein alphanumerisches System ein, das mit einigen Modifikationen bis heute in dem Kapitelfonds eingesetzt wird.
Nachdem in die traditionellen Dokumentenbestände des Archivs weitere Bestände aus den verschiedenen Dependenzen der Primatskathedrale aufgenommen wurden, als wichtiges Beispiel seien die Kapellen und „Obra y Fábrica“ genannte, wurde die archivistische Dokumentation in quantitativer und qualitativer Hinsicht erweitert und es wurde uns möglich, und dem Wissen über die Kathedrale von vielen verschiedenen Standpunkten aus zu nähern.
Im Rahmen der damals vorherrschenden Aufklärung übernahm im 18. Jahrhundert das Archiv der Kathedrale zu Toledo das Konzept eines historischen Archivs und begann, sich für Gelehrte und Forschungstreibende zu öffnen.
Dokumentarische Fonds:
1.- «KAPITELARCHIV ODER PERGAMENTENARCHIV»
2.- KAPITULARAKTEN
3.- AKTEN ÜBER DIE REINHEIT DES BLUTS
4.- OBRA Y FÁBRICA
5.- MODERNES MUSIKARCHIV (1600-1850)
6.- KAPELLEN: San Pedro, San Blas, Mozárabe, Reyes Nuevos.
7.- BUCHHALTEREI
8.- KAPITELSEKRETARIAT
9.- BRUDERSCHAFT DER DIAKONE
Das «Archiv der Pergamente». Kapitelfond
Dies ist der älteste Fond des Archivs und geht bis auf das Jahr 1085 zurück. Enthalten ist die Dokumentation, die vom Kapitel und vom Erzbischof bei der Ausübung ihrer ministerialen oder temporären Tätigkeiten angefallen ist. Besteht aus etwa 12.000 Dokumenten. Darunter befinden sich, neben vielen anderen, mit kirchlichem oder weltlichem Charakter: Juristische und administrative Unterlagen, Bullen, königliche Privilegien, Bestätigungen von Suffraganbischöfen, Schenkungen, Namenstagslisten, kirchliche und königliche Adelstitel, Verträge, Aufstellungen von Orten, Rechten und Besitzungen des Kapitels oder des Erzbischofs, Verbindungen der Kathedra zu den religiösen oder militärischen Orden, Privilegienbücher, Testamente usw. Ursprünglich waren sie in Schatullen katalogisiert, die den verschiedenen Sektionen entsprachen und mit den Buchstaben A, E, I, O, V, X, Z bezeichnet wurden. Später gliederte man weitere Ziffern und Buchstaben ein, um eine bessere taxonomische Komplexität zu erhalten. Dieses System wird bis auf den heutigen Tag beibehalten.
Kapitularakten
Es sind verschiedene verstreute Vereinbarungen aus dem Zeitraum 1351-1362 erhalten, aber diese Reihe begann formell im Jahre 1466 und wird bis auf den heutigen Tag fortgeführt. Sie zeugt von den regelmäßigen Versammlungen der Kanoniker und des Dechants. Die Akten reflektieren die vom Primatkabinett und seiner Mitglieder tagtäglich entwickelte Aktivität sowie die Interessen und Besorgnisse des Tempels, Sitz des Primats, und der ihn verwaltenden Institution.
Akten über die Reinheit des Bluts
Dieser Fond entstand aufgrund einer Entscheidung des Kardinals Juan Martínez Silíceo aus dem Jahre 1547, ein Statut einzuführen, das von jedem Kandidaten verlangte, einen Nachweis vorzulegen, dass er frei ist von Häresie oder Judaismus, bevor er eines der Ämter an der Primatskathedrale übernehmen durfte: Ehrenamt, Kanoniker, Diakon oder Benefiziar und Chorknabe. Es gibt einen Index und eine Kartei, die über die Nachforschungen zu jeder einzelnen Person, über die eine Reinheitsakte angelegt worden ist, über deren Angehörige und ihre Wohnorte informiert. Das Statut wurde 1865 abgeschafft. Der Fond besteht aus etwa 3.500 Akten.
Obra y Fábrica
Dieser Fonds beschäftigt sich mit allem, was mit dem Bau, der Erhaltung und der Ausschmückung der Kathedrale zu tun hat: Ausgaben, Personal, Kunst- und Kultgegenstände, Namen, Verträge von Löhne von Künstlern, Arbeitern und Angestellten, Inventare von Kleidungsstücken und Juwelen, Verwaltungskosten. Es gibt einen Katalog, eine Arbeit von Carmen Torroja, der einen großen Teil der Dokumentation aus der Zeit zwischen dem 14. Jahrhundert und dem Jahre 1600 beschreibt.
Modernes Musikarchiv
Dieser Fond setzt sich aus zahlreichen Partituren und einigen Manuskriptbüchern der wichtigsten Maestros der toledanischen Kathedrale (16.-19. Jahrhundert) zusammen.
Kapellen
Dokumentation zu Ereignissen wie Geburt, Leben und liturgische, kulturelle, künstlerische, administrative und testamentale Handlungen der wichtigsten Kapellen des Primatssitzes und seiner Mitglieder: San Pedro und la Magdalena, Mozárabe, San Blas, Reyes Nuevos usw.
Rechnungslegung, Kapitulartisch oder wirtschaftliche und soziale Verwaltung
In diesem Fond befindet sich eine gewaltige Anzahl von Aktenbündeln zur Buchhaltung der Kathedrale, Einnahmen und Ausgaben, ländlichen und städtischen Besitzungen, Renten, Eigentum, Stiftungen, Jahresberichten, frommen Werken, Hospitälern, Stiftsmessen, wohltätigen und sozialen Werken usw. Sehr interessant für sozioökonomische Untersuchungen im nationalen, regionalen, provinzialen oder örtlichen Umfeld.
Kapitelsekretariat
Dieser Fond, dessen Dokumentation administrativ dem Sekretär des Domkapitels unterliegt, besteht aus zahlreichen Aktenbündeln, Dokumenten und Büchern von sehr unterschiedlichem Charakter. Er ist in gewisser Weise sehr interessant, wenn man sich für die Geschichte des Domkapitels interessiert, für seine Mitglieder, für die Erzbischöfe, ihre Beziehungen zum Staat und seinen Institutionen, ihren Familien sowie kulturellen und politischen Einrichtungen. Erwähnt seien beispielsweise: Kapitularstatuten, Kapitularakten bei Sedisvakanz, Korrespondenz, fromme Stiftungen, Privilegien, Verträge usw.
Bruderschaft der Diakone
Die „Hermandad de Racioneros“ war eine Vereinigung religiösen, sozialen und ökonomischen Charakters der Diakone der Primatskathedrale. Ihr Ziel war die gegenseitige Hilfe sowie die Verteidigung ihres sozialen Status innerhalb des Tempels, ganz besonders aber in der Aufrechterhaltung einiger spezieller Einkommensquellen mittels der Durchführung verschiedener religiöser Aktivitäten im Zusammenhang mit den Gedächtnisstiftungen, Jahrestagen und Legaten sowie der Teilnahme an liturgischen und devotionalen Feiern oder von wohltätigen und karitativen Werken. Die Bruderschaft betrieb die Verwaltung ihrer Renten und Güter sowie der Einkünfte aus den Dörfern der Erzdiözese, welche von den Entscheidungen des Regierungsrats des Erzbistums abhingen. Das Konkordat von 1851 bedeutete die Auflösung der Bruderschaft der Diakone, die Schließung ihrer Verwaltungsstelle und den Verkauf als nationale Güter ihrer Renten, die für die Ausstattung ihrer Pfründe gedient hatten.